Aprenda a organizar suas compras de natal

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As compras de Natal podem ser o equivalente a uma gincana cara, interminável e sem garantia de que cada participante vai receber o prêmio que desejava, ou podem ser uma atividade planejada que minimiza as dificuldades e amplia ao máximo o resultado alcançado que pode ser medido tanto pelo sorriso de quem presenteia quanto pelo de quem recebe.

Mesmo quem gosta de ir às compras tende a não apreciar as filas, a competição pelos produtos que sobraram (e pelas vagas de estacionamento e mesas de praças de alimentação), e o acotovelamento geral que são característicos desta época do ano.

Falta menos de 1 mês para o Natal, que é um momento para reflexão, para buscar o convívio familiar, e para pensar naqueles aspectos da vida que não podem ser comprados no shopping center nem no comércio eletrônico. Mas o período até ele também marca a maior temporada anual do consumo, e poucos leitores escapam  ou mesmo desejam escapar de dar presentes de Natal, e por isso acaba valendo a pena encontrar maneiras de fazê-lo com efetividade ou ao menos com um pouco mais de eficiência.

O importante é o sentimento e o significado, claro e mesmo no caso dos presentes materiais, uma alternativa importante e sempre válida é oferecer presentes que não são comprados, como sua própria arte ou artesanato, entre outros.

Além disso, e cada vez mais, as famílias vêm organizando esquemas alternativos, no estilo amigo secreto, para reduzir o custo e a complexidade dos presentes familiares.

Mas nosso foco hoje é outro, vamos aplicar um pouco de logística e organização pessoal para lidar com a perspectiva de ter mesmo que ir ao comércio e comprar as famosas “lembrancinhas” para os familiares, colegas, funcionários e outras categorias de presenteados.

Para começar, vamos ver o que evitar.

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E é simples: se você quiser gastar mais do que precisa e terminar insatisfeito com o que comprou, simplesmente siga esta checklist de 6 erros:

  1. Vá diretamente a um shopping center ou a uma rua de comércio (com fome e levando duas crianças junto, de preferência),
  2. Não definir quanto pode gastar,
  3. Não pensar anteriormente em quais as pessoas que deseja presentear,
  4. Muito menos o que deseja comprar para cada uma delas.
  5. Passeie a esmo olhando as lojas e entrando nas que têm promoções até encontrar presentes que lembrem as pessoas que você gostaria de presentear,
  6. Vá comprando até se sentir satisfeito ou o crédito acabar.

O que está errado com a situação acima? Tudo! Você vai gastar mais do que pode, não vai comprar o melhor presente para cada pessoa, não vai distribuir equilibradamente os recursos disponíveis, e fatalmente vai esquecer de alguém.

Mas agora que já vimos como errar, vamos ver como acertar!

Como organizar as compras de Natal

Logística muitas vezes é definida como a arte e técnica de garantir que o produto ou recurso certo esteja no lugar certo, na hora certa, a um preço razoável.

As compras de Natal podem se beneficiar muito dos conceitos da logística, garantindo que as pessoas certas recebam o melhor presente ao seu alcance, sem atrasos e com o mínimo de esforço necessário.

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Tratar o Natal como se fosse uma operação logística e contábil NÃO é efetivo, mas não tenho dúvida de que é menos pior do que tratá-lo puramente como uma data comercial descontrolada.

Portanto, se você tem o hábito de dar presentes, mas quer ter mais tempo e paz de espírito para comemorar a data da forma como ela realmente merece ser tratada, veja uma forma de fazer, passo por passo:

  1. Defina o orçamento: Saiba quanto você pretende gastar, e até que ponto pode flexibilizar este valor. No mínimo verifique quanto e quando poderá gastar à vista, e quanto quer usar de crédito, ao longo de quantos meses. Use as dicas do nosso artigo sobre planejamento de despesas de final de ano para que os valores sejam realistas!
  2. Liste as pessoas que você deseja presentear: Do começo ao fim, pense nas pessoas que você gostaria de presentear no Natal. Se tiver dificuldade para identificá-las, procure a partir desta lista de papéis: família, companheiros de trabalho, amigos, clientes, parceiros, pessoas que o tenham presenteado recentemente e que você gostaria de retribuir, pessoas que prestem serviço regularmente a você, e sem deixar de lado aquelas pessoas para as quais um presente seu possa fazer grande diferença ou ser o único presente que receberão.
  3. Liste as pessoas que você se sente obrigado a presentear:-(Dar presentes por obrigação não é a atitude ideal. Mas se você se sente obrigado, liste estas pessoas também.
  4. Junte as duas listas, em ordem de prioridade: Lembre-se de que estamos falando de logística, e não do aspecto emocional. Coloque no topo da lista consolidada as pessoas para as quais a busca do presente adequado é mais urgente ou importante para o completamento da tarefa, e vá descendo, até chegar naquelas para as quais você pode até presentear com atraso.
  5. Agrupe parte dos integrantes da lista: Dependendo de como for a sua lista, existe a possibilidade de agrupar seus integrantes, definindo padrões de presentes: pessoas que vão ganhar cestas de Natal, pessoas que vão ganhar um DVD musical, um livro, ou mesmo um cartão (com uma mensagem original, pessoal, e escrita por você mesmo, à mão!)
  6. Estime o custo dos presentes “padronizados: ”Estime tudo, e some os valores ao final. Considere juntar-se a outras pessoas para dividir alguns destes presentes. E não entenda mal a expressão “presentes padronizados”. Neste contexto, ela quer dizer apenas que, sob o ponto de vista logístico, os presentes terão características em comum. Por exemplo: os sobrinhos receberão brinquedos educativos, e os colegas do Departamento de Contabilidade receberão DVDs de shows. Isso não quer dizer que você comprará o mesmo DVD para todos eles, mas sim que bastará ir em uma única loja, apenas uma vez, e comprar os presentes de todos eles – escolhendo o DVD adequado a cada colega.
  7. Distribua o saldo do seu orçamento entre os presenteados restantes: As pessoas mais especiais em sua vida provavelmente não poderão ser incluídas em nenhuma categoria padronizada. Ao subtrair do orçamento disponível o total dos presentes padronizados, você saberá quanto pode gastar nos presentes delas, e distribuir este valor entre elas. Talvez conclua que precisa reestimar ou redistribuir alguns saldos – se for o caso, repita os passos acima até acertar.
  8. Defina (em casa) o presente ideal para cada pessoa: Não deixe para quando já estiver num shopping ou acessando uma loja on-line, sendo bombardeado por sugestões que não consideram o seu interesse nem o do presenteado, e sim o do lojista. Sente-se confortavelmente em casa, pense e anote. A namorada gosta de ganhar biquinis, o irmão queria um tênis e o pai é apreciador de vinhos? Defina o que gostaria de presentear a cada um deles, se possível com uma alternativa extra para cada um, e anote tudo, juntamente com o valor que definiu para cada pessoa.
  9. Crie o roteiro e agenda de compras: Quando chegar neste ponto você já sabe o que pretende presentear a cada um. Crie um roteiro e defina os dias em que pretende visitar cada loja, procurando maximizar o número de presentes que poderá adquirir a cada deslocamento, ao mesmo tempo em que deixa tempo suficiente para escolher a variedade ideal, e garante que vai às lojas o quanto antes for possível, e de preferência em horários favoráveis. Considere também as rotas e estacionamentos, bem como os horários. As lojas estarão mais apinhadas conforme dezembro avança, portanto antecipe (a primeira semana de dezembro é o limite do conforto!) ou prepare-se. Mesmo assim, não deixe de comparar preços e condições para fazer a melhor escolha.
  10. Antecipe o amigo secreto: O amigo secreto decidido em cima da hora pelos colegas de trabalho, da pós, do clube ou mesmo pelos familiares tem grande potencial de ser o fator que fará até mesmo o indivíduo mais planejado ter de enfrentar o comércio bem na semana de Natal, em que parecem sumir as vagas para estacionar e as lojas sem longa fila. Minha alternativa é uma aposta baseada em cenários: eu tento adivinhar onde podem surgir iniciativas como essa na minha vida, e qual seria o presente “genérico” adequado – e compro antes. Se o amigo secreto não surgir, é um presente a mais para alguém que não seria contemplado, ou eu fico com ele para mim ツ Mas se surgir – e geralmente eu acerto – já estarei preparado.
  11. Cuidado com as armadilhas: Os lojistas SABEM o quanto é chata a peregrinação de loja em loja para encontrar o preço certo do presente ideal, e oferecem grande variedade de tentações para levá-lo a comprar algo mais por impulso, ou para comprar ali mesmo o que está sendo oferecido – que não necessariamente é o que você queria. Não seja inflexível, mas não aceite ser manipulado facilmente.
  12. Considere comprar on-line: especialmente no caso de lojas de boa reputação, e só quando tiver razoável folga entre o prazo de entrega prometido e a data em que o presente precisa estar de fato nas suas mãos. Navegue pelas suas lojas de comércio eletrônico preferidas, mas lembre que quanto mais perto do Natal, maior o risco de problema na entrega, ou de atraso completamente fora do seu controle.
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E não esqueça: o espírito natalino não se encerra nos presentes. Comprando com mais eficiência e aplicando um pouco de logística, talvez você tenha mais tempo (e alguma sobra de recursos) para refletir sobre o que a data realmente significa, e para praticar um pouco desta idéia que perdura há tantos séculos.

Organizando com o ZTD (ou o GTD)

Esta é uma situação em que vale a pena ter uma lista de atividades específica de um projeto: as compras de Natal. Nela você pode colocar as atividades correspondentes ao que foi tratado acima.

Um exemplo de como poderia ficar, incluindo observações sobre algumas tarefas:

  1. Definir orçamento disponível para as compras de Natal considerando totais para compras a prazo e à vista, e em que datas as despesas devem ocorrer.
  2. Fazer a lista das pessoas que vão ser presenteadas
  3. Agrupar na lista as pessoas que podem receber presentes semelhantes (comprados em bloco)
  4. Destacar na lista as pessoas selecionadas que têm presente à parte já definido ou que precisam de pesquisa sobre qual o presente ideal
  5. Observar o custo dos presentes que serão comprados em bloco (por exemplo: DVDs, livros, cestas de Natal, chocolates) – até verificar que há o saldo orçamentário desejado para a compra dos demais.
  6. Pesquisar os presentes ideais para as pessoas que demandam pesquisa
  7. Prevenir a ameaça de amigos secretos imprevistos
  8. Conferir os valores de tudo, considerando o orçamento previsto e ajustando se necessário
  9. Encomendar o que vai ser comprado on-line – para encomendar tão cedo quanto possível, serviços de entrega pouco confiáveis durante o ano todo pioram quando dezembro começa.
  10. Definir onde e quando serão comprados os demais presentes
  11. Comprar os presentes do local A
  12. Comprar os presentes do local B
  13. Comprar os presentes do local C

O planejamento ocorre como de hábito, já exposto no post recente sobre ZTD minimalista: a cada dia você tira da lista do projeto algumas tarefas, para executá-las.

Mas este projeto tem um detalhe interessante: admite paralelismo, ou seja, você pode ir começando algumas das atividades posteriores (como fazer as encomendas on-line) sem terminar as anteriores, desde que não perca de vista o impacto sobre o orçamento ou a vantagem potencial de poder rever alguns dos presentes inicialmente definidos antes de começar a comprar todos em bloco. Possivelmente você só vai riscar as tarefas iniciais definitivamente quando concluir até as últimas.

E na execução você vai perceber claramente que as atividades iniciais (de 1 a 8 – orçar, definir lista de pessoas, de presentes, etc.) precisam de muito mais detalhamento e atenção, mas são as atividades finais (de 9 em diante – operacionalização das compras) que vão consumir mais tempo e esforço, além de eventualmente exigir retorno aos passos de planejamento.

Lembre-se de quem tem menos do que você

Natal não é comércio: esta é uma época de solidariedade, união e celebração de determinados valores que não estão à venda no shopping.

As circunstâncias acabam colocando no seu caminho muitas oportunidades para ajudar pessoas que têm muito menos do que você. Sejam quais forem as suas crenças, saiba aproveitar estas oportunidades.

Não vou fazer campanha por aqui – não é difícil encontrar este tipo de iniciativa, se você quiser procurar. O foco deste post é a questão das compras, mas achei importante incluir esta lembrança no texto, para lembrar que a essência dessa época não pode ser o consumo, e que se formos eficientes neste aspecto, sobra mais tempo e recursos para se dedicar ao que realmente importa.

Fonte: Efetividade.Net – por Augusto Campos